Como escrever um e-mail bem escrito?

Nos dias de hoje, um e-mail bem escrito é uma obra rara no mundo profissional – e também na troca de mensagens pessoais. Se você já costuma receber vários e-mails, deve saber a diferença entre um bom texto e uma mensagem confusa, e certamente já observou que sua reação é muito diferente para cada um dos casos.

Um e-mail bem escrito gera mais receptividade, é fácil de ser entendido e passa confiança entre as pessoas, e é uma ferramenta extremamente importante para começar uma conversa com o pé direito.

Por isso, separamos algumas dicas básicas sobre como escrever um e-mail bem escrito:

A clareza evita desentendimentos

Um e-mail ou uma mensagem não transmitem seu tom de voz, sua seriedade, sua ironia ou a subjetividade do que você está tentando dizer. Pelo contrário: um e-mail só transmite aquilo que está efetivamente escrito.

Por isso, mantenha uma mensagem clara. Evite frases que podem ser ambíguas ou ironias que não estejam completamente claras durante o texto. Muitas vezes, o que parece uma brincadeirinha para você é lido em tom de ofensa pela pessoa do outro lado da conversa.

Cuidado com a pontuação

A pontuação efetivamente muda o significado do texto escrito em sua mensagem. Por isso, um e-mail bem escrito é aquele que está pontuado de acordo com o que quer dizer. Pode parecer óbvio, mas muitas pessoas acabam sendo prejudicadas por este aspecto. Imagine alguém que quer dizer:

“Não vamos fechar o acordo. Se o volume de trabalho for maior, podemos repensar a proposta.”

Mas acaba escrevendo:

“Não vamos fechar o acordo, se o volume de trabalho for maior. Podemos repensar a proposta.”

No primeiro caso, a pessoa só queria fazer negócio se o volume de trabalho fosse maior. No segundo, ela não quer fazer negócio o volume for maior. As palavras são as mesmas, mas o significado é oposto.

Estruture seu e-mail para facilitar a leitura

Se você precisa tratar de muitos pontos distintos em um único e-mail, estruture sua mensagem para que atende adequadamente todos eles de maneira separada. Separe em tópico, use listas, destaques em negrito e sublinhado, por exemplo.

Isso facilitará a leitura e o tratamento dos assuntos sem gerar confusão.

Objetividade é palavra de ordem

Retire do e-mail tudo aquilo que não for necessário. Por vezes, um detalhe simples pode tornar a mensagem mais confusa, além de cansativa. Se você pode passar a sua mensagem com clareza em dois parágrafos, não escreva um e-mail de 10 parágrafos apenas para parecer mais cheio de conteúdo.

Respeite o tempo das outras pessoas, bem como o seu próprio!

Deixe claro o que você espera com aquela mensagem

Um e-mail bem escrito deixa claro aquilo que espera como resposta. Se você está enviando um orçamento final, estabeleça que espera uma resposta aprovando ou rejeitando a proposta, e que não há como mudar o orçamento. Se espera um contraproposta, diga isso em sua mensagem.

Se possível, reforce o que você espera em resposta ao final da mensagem, para provocar a ação da outra pessoa.

Estabeleça seus meios de contato e horários adequados

Considere ter uma assinatura de e-mail com todos os contatos pelos quais você aceita ser abordado: outros e-mails, telefones ou endereço, por exemplo. Se você tem restrições de horário para receber respostas, diga de que horas a que horas você costuma estar disponível.

Embora o próprio e-mail já seja um meio de contato, é comum que você tenha preferência por outros tipos de comunicação, e seja até mesmo mais eficiente nestes outros meios. Por isso, facilite o contato de seu interlocutor e ofereça essas informações com clareza em seu e-mail.

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