Inbox Zero: como funciona o método?

O Inbox Zero é um dos métodos mais comentados no que diz respeito a técnicas de produtividade para a caixa de e-mails.

Hoje em dia, estima-se que um profissional que trabalha diretamente em seu computador gaste cerca de 40% do seu tempo produtivo lendo e respondendo e-mails. O custo produtivo disto é, obviamente, caríssimo. A técnica do Inbox Zero permite reduzir o custo de tempo e esforço através de uma metodologia inteligente, que depende apenas da capacidade de aplicação da equipe.

Entenda mais sobre a técnica, como dar seus primeiros passos na metodologia, e quais são as principais vantagens de sua aplicação:

O que é o Inbox Zero?

A metodologia Inbox Zero consiste na categorização da importância de cada e-mail em algumas poucas vezes por dia. Em outras palavras, reserva-se um momento no qual você irá conferir sua caixa de e-mails para, só então, determinar o que é urgente, o que não diz respeito a você, e o que pode ser deixado para o final do expediente.

Na prática, o tempo de resposta para as coisas prioritárias não será reduzido, e o tempo gasto com os e-mails será drasticamente reduzido. A intenção não é manter sua caixa de entrada perfeita, mas deixar que você foque nas outras prioridades de seu trabalho, em vez de interrompe-lo constantemente com respostas para outras pessoas, e organização de pastas.

Como aplicar o método Inbox Zero?

O primeiro passo para a aplicação do método é marcar os horários nos quais você vai conferir seu e-mail. Não é necessário do que três ou quatro momentos durante o dia, e o ideal é aloca-los em pausas, início de turnos, ou final do dia.

Você só irá se preocupar com seus e-mails nestes momentos, e deve seguir rigorosamente essa preocupação – caso contrário, a metodologia não adiantará em nada. Com isso em mente, você deve interagir com todos os e-mails que tiver recebido entre a última checada e agora, categorizando todos entre quatro marcadores distintos:

Fazer

Os e-mails que você marcar como “fazer” são aqueles que devem ser resolvidos ainda durante essa pausa. Eles são urgentes, ou podem ser resolvidos em até dois minutos. São as respostas rápidas, as confirmações de algo, ou as trocas de contato.

Resolva imediatamente e livre-se da necessidade de manter este e-mail na sua lista de tarefas!

Excluir

Spams, confirmações, palavras finais ou cópias que não exigem sua resposta podem ir diretamente para a lixeira ou para o arquivo. A ideia central é que você não mais precise manter este tipo de e-mail ativo em sua caixa de entrada, pois um e-mail lido ou resolvido não deve “habitar” sua caixa de entrada.

Delegar

Dependendo do seu tipo de trabalho, delegar uma tarefa ou resposta é parte natural do processo. Se você recebeu um e-mail que precisa ser delegado para a pessoa que resolverá a questão, você deve encaminhar a mensagem imediatamente para a pessoa responsável. É uma espécie de marcador “fazer”, mas destinado a outra pessoa.

Essa capacidade de delegar – e de identificar o que precisa ser delegado – também poupará muito tempo em seu processo produtivo.

Adiar

Quando um e-mail não é urgente ou não pode ser resolvido em até dois minutos, não é no meio de outra tarefa que você resolverá a questão. Neste caso, marque-o como “adiar” e atribua um momento em sua agenda para dar atenção exclusiva ao assunto.

Ao fazer isso, você ganhará muito tempo para continuar as tarefas que já estava fazendo com o foco necessário, podendo se concentrar integralmente naquilo que o e-mail exige, quando chegar a vez dele de receber atenção.

Lembre-se, no entanto, que adiar não significa “deixar de fazer”. Pelo contrário: é uma ação para determinar o momento ideal para que algo seja executado. Por isso, certifique-se de cumprir aquilo que você se propôs a fazer.

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